Así sea que implemente impresoras multifunción o una flota de impresoras de escritorio, tener la opción de crear documentos impresos de alta calidad bajo demanda es clave para que las operaciones comerciales sean fluidas.
Comprar una impresora es como comprar cualquier otra pieza de tecnología: necesita una cuidadosa importancia.
Siga leyendo para saber qué componentes debería tener en cuenta al comprar una impresora.
¿Comprar o alquilar?
La votación de comprar o alquilar una impresora puede tener más sentido desde la perspectiva económica cuando su empresa determine varias necesidades a largo plazo.
La compra de una impresora supone que no hay pagos mensuales de alquiler a largo plazo ni posibles pagos de intereses.
Las compras por adelantado tienen la posibilidad de ahorrarle a su compañía una pequeña cantidad, probablemente unos centenares de dólares en una máquina que cuesta más de $10,000.
No obstante, el alquiler podría ser más simple de presupuestar. Para las empresas que no tienen espacio en su presupuesto para gastar una cantidad enorme de dólares a la vez, en especial si está comprando algunas máquinas, dividir un pago enorme en 2 o 3 años puede tener más sentido desde la perspectiva económica.
Los contratos de alquiler algunas veces además tienen la posibilidad de integrar actualizaciones automáticas al finalizar el lapso de alquiler, potencialmente por menos del pago mensual de hoy del mismo.
¿Debo comprar una impresora usada?
Junto con la elección de comprar o alquilar una impresora, viene la elección de obtener una máquina nueva o utilizada.
Con las máquinas novedosas, es posible que no tenga que preocuparse tanto por la velocidad del servicio y las reparaciones. Esto puede ahorrarle a su empresa algo de dinero, así como el dolor de cabeza asociado con la coordinación de las reparaciones de las máquinas.
No obstante, con las impresoras utilizadas viene el ahorro de precios obviamente. Algunas veces, los distribuidores de impresoras han usado impresoras en su inventario que son prácticamente novedosas y un comprador las regresó inmediatamente ya que ha cambiado a otro abastecedor, etcétera. En esta situación, ¡puede obtener una impresora casi nueva a un buen precio!
Características a tener en cuenta
Rapidez
Dependiendo del volumen de impresión mensual de su empresa, puede ver una impresora con altas velocidades. Una vez que evalúe una impresora por su rapidez, que se mide en páginas por minuto, considere con qué frecuencia imprimen sus empleados y qué tipo de trabajos de impresión hacen.
Ciertas industrias de gran volumen de impresión, como los bufetes de abogados, imprimen una y otra vez documentos de gran tamaño. Si un bufete de abogados, por ejemplo, obtuviera una impresora lenta pero de alta calidad, las operaciones comerciales podrían verse obstaculizadas una vez que los empleados deben esperar a que finalicen los trabajos atrasados de impresión de gran tamaño.
Sin embargo, si sus empleados solo imprimen varias páginas ocasionalmente, o su oficina es bastante pequeña, es posible que no valore tanto la rapidez de la impresora.
No obstante, tenga presente que cada grado de rapidez de la impresora tiene un volumen mensual recomendado. Si su impresora crea un volumen mayor de lo que está clasificado, va a tener más llamadas de servicio de lo usual. Elegir la rapidez idónea ayudará a borrar futuros dolores de cabeza.
Impresión a doble cara
Las impresoras con esta característica le otorgan la alternativa de imprimir automática o manualmente en los dos lados del papel.
Es posible que las empresas con trabajos de impresión básicos que solo necesitan imprimir documentos a una cara no valoren esta función, sin embargo esas con trabajos de diseño complicados, como folletos y panfletos, tienen la opción de ver la impresión dúplex.
Tipos de papel
Dependiendo de los tipos de trabajos de impresión que haga su empresa, puede ver una impresora que logre manejar una más grande variedad de tipos de papel.
Si bien la medida de papel más común es 8,5 x 11 pulgadas, además conocido como A4, muchas impresoras tienen la posibilidad de manejar papel de tamaño legal o 8,5 x 14 pulgadas.
Las impresoras que tienen la posibilidad de manejar principalmente papel A4 tienen la opción de terminar siendo más baratas, por lo que si su office solo imprime en esta clase de papel, puede ahorrar un poco de dinero escogiendo una impresora compatible con A4 .
Además, considere el peso del papel que su oficina necesita en una impresora. El papel pesado, como el papel común, se suele imprimir a partir de la bandeja bypass. No obstante, si su oficina imprime un gran volumen de documentos en papel grueso, considere una impresora que logre reconocer papel grueso en las bandejas estándar.
Buscar una impresora como esta puede apresurar las operaciones comerciales al ahorrarles a los empleados el tiempo que pasan una y otra vez rellenando la bandeja bypass.
Opciones de acabado
Varias impresoras vienen con opciones de acabado que pueden ahorrar tiempo a sus empleados al terminar trabajos de impresión. El grapado y la perforación de tres agujeros son dos excelentes opciones de acabado a las que se debe prestar atención al evaluar una impresora.
Si sus empleados solo imprimen unas pocas páginas ocasionalmente, es posible que su oficina no se beneficie tanto de una impresora con sólidas opciones de acabado.
No obstante, si su compañía es una empresa sin objetivos de lucro, por ejemplo, y una y otra vez imprime folletos y otros documentos de numerosas páginas para gigantes audiencias, su compañía puede beneficiarse de una impresora que logre engrapar documentos automáticamente.
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